OneNote : l'outil que vous payez déjà et que personne n'ouvre

Où sont les notes de la rencontre client de mardi dernier? Sur un post-it collé à l'écran, dans un courriel envoyé à soi-même, dans un document Word nommé « Notes (2) », dans le cahier à spirale resté dans l'auto. Ou un peu partout à la fois.

Pendant ce temps, un outil conçu exactement pour ça dort dans votre abonnement Microsoft 365, et presque personne ne l'ouvre : OneNote. Dans notre article sur les outils Microsoft 365 sous-utilisés, nous parlions de Teams, Planner et Forms. OneNote mérite sa propre place.

OneNote en deux minutes

Imaginez un cartable à onglets, version numérique.

• Le carnet, c'est le cartable : un par projet, par client ou par équipe.
• Les sections, ce sont les onglets : « Réunions », « Procédures », « Idées ».
• Les pages, ce sont les feuilles. On écrit n'importe où sur la page : du texte, une liste, une capture d'écran, un tableau, un PDF, un croquis à main levée.

Tout s'enregistre automatiquement et se synchronise entre l'ordinateur, le cellulaire et la tablette. Pas de bouton « Enregistrer », pas de « Notes_v3_final ». Et comme les carnets vivent dans OneDrive ou SharePoint, ils se partagent comme n'importe quel fichier Microsoft 365.

Cinq usages concrets en PME

1. Les notes de réunion. Une page par rencontre, avec les participants, les décisions et les suivis. Six mois plus tard, on retrouve ce qui a été convenu en quelques secondes.
2. Le carnet client. Un carnet partagé par gros client : historique des rencontres, contacts, photos du site, croquis. Quand le chargé de projet est en vacances, l'équipe sait où regarder.
3. Les procédures internes. « Comment ouvrir un nouveau dossier », « Que faire quand l'imprimante bloque », « Les étapes de fermeture du mois ». Captures d'écran à l'appui, à jour, au même endroit.
4. Le travail sur le terrain. Sur le chantier ou chez le client, on prend une photo, on dicte une note, on dessine un croquis sur la tablette. Tout est au bureau avant même d'être revenu.
5. L'accueil des nouveaux employés. Un carnet « Bienvenue » : qui fait quoi, où trouver les choses, les premiers réflexes. Un complément tout naturel à la préparation informatique du premier jour.

Les fonctions que presque personne ne connaît

• La recherche qui lit les images. OneNote peut retrouver du texte dans une photo ou une capture d'écran. La photo du tableau blanc de la réunion devient cherchable.
• Les indicateurs. « À faire », « Important », « Question » : on marque une ligne d'un clic, puis on rassemble tous les éléments marqués de tout le carnet dans une seule liste.
• Les détails de la réunion Outlook. Depuis une invitation, OneNote crée une page avec la date, le sujet et les participants déjà remplis.
• L'enregistrement audio. Pratique pour une formation ou une entrevue, avec l'accord des personnes présentes.
• L'onglet dans Teams. Un carnet peut être ajouté à un canal Teams pour que toute l'équipe travaille au même endroit.
• Copilot. Avec une licence Microsoft 365 Copilot, on peut demander un résumé de ses notes ou la liste des suivis d'une rencontre.

Les pièges à éviter

• Le carnet sur le disque local. Un carnet enregistré sur l'ordinateur plutôt que dans OneDrive ou SharePoint ne se synchronise pas et disparaît avec l'ordinateur. Il ne se partage pas non plus.
• Le carnet personnel qui devient le carnet de l'équipe. Si un carnet d'équipe vit dans le OneDrive d'un employé, il part avec lui. Les carnets partagés vont dans SharePoint ou Teams.
• Le fourre-tout. Sans structure de base, OneNote devient vite un tiroir à bric-à-brac. Convenez d'un modèle simple : quels carnets, quelles sections.
• Les renseignements sensibles. Pas de mots de passe dans OneNote. Ils vont dans un gestionnaire de mots de passe.

Par où commencer? Choisissez un seul usage, par exemple les notes de réunion de l'équipe de direction. Créez un carnet partagé dans Teams, une section par mois, une page par réunion. Après quatre semaines, l'habitude sera prise et vous pourrez élargir.

Le mot de la fin

OneNote ne coûte rien de plus : il est déjà dans votre abonnement. Ce qu'il coûte, c'est un peu d'organisation au départ. En échange, vos notes cessent de vivre sur des post-it et dans des boîtes courriel, et le savoir de l'entreprise reste dans l'entreprise.

Vous voulez structurer les carnets de votre équipe ou former vos employés à OneNote? Parlez à un expert MMO Techno.